5. La comunicación en la empresa

     5.1. Introducción

La comunicación es la manera en que las personas se relacionan entre sí, al mismo tiempo que es la transferencia de información persona a persona.

Por esto la comunicación es tan importante en una empresa porque si el empresario y los empleados no se entienden, ninguno de los trabajadores sabrá que hacer y esa empresa no funcionara bien.

     5.2 Marco teórico

           5.2.1. Definición de comunicación

La palabra "comunicación" proviene del latín communis (común), cuyo significado es común o compartido.  Esto quiere decir que hasta que no hayamos compartido la información con otra persona no se habrá producido la comunicación y que hasta que la otra persona no haya comprendido de la misma manera que nosotros lo que queremos comunicar, no habremos compartido nada. Al comunicarnos pretendemos establecer algo en común con alguien, es decir queremos compartir alguna información, alguna idea o actitud.

Es, además, la ciencia que estudia la transmisión de un mensaje directa o indirectamente de un emisor a un recepto, a través de medios mediante un sistema de signos convenidos.

       5.2.2. Proceso

 La comunicación es un proceso mediante el cual un sistema transmite información a otro sistema que es capaz de recibirla. Según este sistema existe:

- El Emisor: Es la persona que transmite el mensaje. Decide que quiere comunicar, selecciona un código y un canal en función del mensaje.

- El Receptor: Es la persona o personas que reciben el mensaje. Descifra e interpreta el mensaje.

- El Código: Es el medio de signos, señales y símbolos que sirve para transmitir ideas. Pueden ser palabras, letras, números, etc.

- El Canal: Es el medio a través del cual se transporta el mensaje. Es necesario que en el canal se produzcan las menores interferencias posibles (ruido) para asegurar el éxito de la comunicación.

La comunicación puede ser:

-          Comunicación verbal: Es el proceso de intercambio de ideas o de información que tiene como soporte el lenguaje. Puede ser escrita u oral.

-          Comunicación no verbal: Es el proceso de intercambio de información o idea basada en diferentes reacciones corporales. Puede ser visual, auditiva o táctil.

              5.2.3. Tipos de comunicación

1.      Vertical: La dirección que toma esta comunicación vertical es de trabajadores a superiores y viceversa. En esta comunicación vertical existen dos posibilidades:

-          Ascendente: Se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la organización. Los  empleados entregan a sus jefes una lista de propuestas, que los jefes deben apoyar o retar. Esta comunicación sirve para garantizar que se codifique y decodifique correctamente la información.

-          Descendente: Este tipo de comunicación la utilizan los superiores, la dirección, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Con ella se controla la conducta de los empleados i también se utiliza para regular el sistema de funcionamiento. Se trata de una información de poder.

2.      Horizontal: Este tipo de comunicación se produce entre personas del mismo nivel jerárquico dentro de la empresa. Su función es que los trabajadores se den apoyo y coordinen las tareas para la plantilla de manera que estén bien organizadas.

3.      Cruzada: incluye el flujo horizontal, entre personas de iguales o similares niveles jerárquicos, y el flujo diagonal, entre personas de diferentes niveles. Este tipo de comunicación sirve para acelerar el flujo de la información, tener una mejor comprensión y coordinar esfuerzos para cumplir con los objetivos.

4. Interna: Es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo. Estas relaciones pueden ser ascendentes y descendentes.

5. Externa: Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, de tal manera que se refleje una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.

5.2.4. Redes de comunicación:

Redes de comunicación formal:

·        Red en cadena: Las comunicaciones se establecen con las personas más próximas. La persona mejor informada es quien se establece en el medio.

·        Red en estrella: En esta red el individuo del centro es quien recibe toda la información, en cambio el resto de miembros tienen  una sensación de frustración.

·        Red en Y: Esta red combina la red en cadena y en estrella. Es muy efectiva para realizar acciones complejas divididas en muchas acciones más simples. Los miembros que no son del centro se sienten frustrados.

·        Red en círculo: Las comunicaciones no son transversales y todos los miembros se informan de todo. El problema es que la información se puede perder o deformar y la transmisión es lenta.

·        Red de vías múltiples: En esta red los todos los miembros se comunican y todos pueden participar. El problemas es que puede ocasionar una pérdida de tiempo o una mala coordinación.

 Redes de comunicación informal:

·        Cadena en línea: la información se transmite hasta el último miembro que sea posible.

·        Cadena reticular: Es esta red algunos miembros no reciben la información, porque otros no la transmiten.

·        Cadena casual: En esta red la información se transmite sin orden y puede ser que no llegue a todos. Todo depende de la relación que tengan los miembros entre ellos y la importancia que le den a esa información.

·        Rumor: Una persona se encarga de informar a todos los que la rodean.

         5.2.4.1 Rumor:

Una persona se encarga de informar a todos los que la rodean.

Esta comunicación puede ser de manera formal, cuando algún miembro dice a otros algo en nombre de su superior, o de manera informal, cuando muchos miembros se ponen a hablar sobre algún tema de la empresa y salen conocimientos erróneos y generalizados que podrían afectar a la organización de la empresa.

Estos rumores se hacen peligrosos a causa de:

1. Los procesos de distorsión a que están expuestos, ya que las personas tenemos unos valores, creencias y necesidades psicológicas en el procesamiento de la información. Como afirma L. Puchol , “el mejor rumor es peor que la más cruda de las realidades porque distorsionan y exageran la realidad”.

2. La extrema rapidez con que circulan y la cantidad de personas que lo usan como consecuencia de los beneficios que obtienen las personas que participan en su transmisión, ya que les permite encontrar un significado a los acontecimientos y eliminar las incertidumbres, además pueden mejorar su autoimagen al demostrar que tienen información secreta.

3. Su capacidad de convencimiento y credibilidad porque muy pocas veces tratan de verificarse, ya que generalmente son transmitidos por amigos de confianza a los que no se suele cuestionar o porque ayudan a justificar las preocupaciones e inquietudes que tienen algunas personas.

  

 5.3. Aplicación práctica

Hemos escogido esta empresa por muchas cosas positivas en su organización, en parte, por sus relaciones dentro de la empresa, ya sea de manera formal e informal.

Todos los departamentos del mismo nivel jerárquico comparten opiniones de manera interna y externa en la empresa y consiguientemente lo explicamos:

Comunicación cruzada:

Esta comunicación no se usa demasiado en esta empresa, concretamente la tiene la secretaria con el director de manera directa, pero solo para aligerar la comunicación y solo si es algo muy importante. En cambio los otros departamentos no llevan a cabo esta comunicación.

Comunicación Horizontal:

En esta empresa se pretende que todos los jefes tengan comunicación entre ellos para que la empresa pueda funcionar en grupo y por lo tanto de manera más conjunta.

Por ejemplo, el jefe del departamento de finanzas es imprescindible que tenga buena relación con el jefe de marketing para tener información de las cuentas de la empresa y poder gestionar sus operaciones la mejor manera posible.

También es importante que haya contacto entre comercial, I+D y diseñador, porque son tres departamentos que tienen cosas en común y es importante que vayan por el mismo camino para que tengan éxito en sus respectivos campos de manera que la empresa funcione bien.

Un tercer grupo que ha de tener buena conexión es el coordinador de recursos humanos y la secretaria general, ya que de esta manera el coordinador sabe a quien tiene que entrevistar, todos los candidatos para un futuro puesto de trabajo…

Comunicación Descendente:

Esta es una comunicación muy importante en la empresa, porque los jefes han de saber llegar a sus empleados cual es el objetivo que hay que conseguir y para eso a de haber una buena relación entre superior y trabajador.

Los superiores han de saber explicar que hay que hacer y han de felicitar a quien haga bien la tarea para que haya mayor motivación y así trabajen de manera más eficaz.

Esta es una comunicación que esta muy presente en esta empresa.

Comunicación Ascendente:

Esta comunicación también es importante, porque ha de haber una buena comunicación entre trabajador y superior porque así el empleado puede comentar o exponer algún problema, sobre la tarea que este realizando, de manera cómoda ya que si tuvieran una mala comunicación no hablarían sobre los problemas y al final habrían dificultades en la organización de la empresa.

Los departamentos también han de tener buena relación con el gerente, ya que así pueden exponer sus ideas o tareas con el fin que el gerente pueda ayudarlos o darles el visto bueno.

También tienen que tener buena relación el gerente y el director para que todo el funcionamiento vaya sobre ruedas.

Comunicación externa:

Esta es una comunicación que en esta empresa es escasa, ya que fuera del trabajo no tienen demasiada comunicación porque siguen pensando que son compañeros de trabajo y no son nada más.

Solo el gerente y el director hacen algunas actividades ajenas al trabajo que sirven para tener una mejor relación y pasar un buen rato dos personas fuera del trabajo. 

Comunicación interna:

Esta comunicación se utiliza bastante, y es una manera que el equipo se motive más porque tienen relaciones con diferentes departamentos y provoca que tengan más confianza entre todos ellos y en ellos mismos. Esto provoca una sensación de grupo y hace que todos trabajen de manera más cómoda y conjunta.

En esta empresa, en concreto, I+D, el diseñador y comercial tienen una buena relación interna con el departamento financero, igual que la secretaria general también tiene contacto con la secretaria del gerente, cosa que hace que haya mejor ambiente en la empresa y no hayan aires de superioridad entre diferentes departamentos.

                                                      

5.4. Conclusión

Como hemos visto, ha de haber una buena comunicación dentro de la empresa para que haya un buen funcionamiento y así la empresa sea competitiva y para que los trabajadores trabajen de manera satisfactoria.

El nivel jerárquico más alto ha de controlar a todos los otros niveles pero también tiene que dejar libertad para que puedan trabajar con comodidad y no se sientan amenazados y con miedo a equivocarse en su tarea, porque de esta manera estas más atento de que no te equivoques a pensar como puede hacer tu trabajo de  mejor manera.

Seguido de esta explicación, hay un organigrama adjunto para poder entender toda la información de manera visual para que se pueda entender de mejor manera.